Eine Stunde, fünf Schritte, ein unterschriebenes Blatt

Der Ablauf, fünf Schritte

Am 21. September haben wir das Team von PHIplan nach Art. 4 EU AI Act geschult. Eine Stunde vor Ort — davor und danach gehört allerdings mehr dazu. Hier der ganze Ablauf, so wie wir ihn fahren.

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   Vorgespräch und Fragebogen

   Zwanzig Minuten am Telefon oder vor Ort, danach ein Fragebogen: Welche Werkzeuge sind im Haus? Was soll erlaubt sein, was nicht? Welche Datenarten sind heikel? Welche Aufgaben fallen im Alltag wirklich an? Kein Pflichtprogramm — das ist die Grundlage für alles, was danach kommt.

   Ergebnis: Angaben des Hauses
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   Die KI-Richtlinie

   Aus den Antworten entsteht die Richtlinie des Hauses: freigegebene Systeme, Entscheidungsweg bei neuen Werkzeugen, und eine Datenampel, in der die echten Datenarten des Büros stehen — nicht „Geschäftsgeheimnisse und Know-how“. Einmal gezeichnet von der Geschäftsführung, fertig. Keine Kenntnisnahme-Mail an jeden Mitarbeiter.

   Ergebnis: Richtlinie, unterschrieben
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   Die Schulung

   Acht Uhr früh, 60 Minuten, zwei Teile — mit den Beispielen aus dem eigenen Tagesgeschäft, nicht mit Musterfolien.

   Teil 1 — KI-Kompetenz

   • Wie Antworten entstehen
   • Halluzinationen und Bias
   • Datenschutz und sensible Daten
   • EU AI Act, kurz eingeordnet
   • Die eigene KI-Richtlinie

   Teil 2 — Copilot in der Praxis

   • Wie M365 Copilot arbeitet
   • Warum mehreres „Copilot“ heißt
   • Was in einen Prompt gehört — und was nie
   • Prompting live am echten Vorgang
   • Ausblick: KI-Agenten, Wissensagent
   Ergebnis: geschultes Team
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   Die Unterschriftenliste

   Auf Papier, im Raum, direkt im Anschluss. Kopfdaten, Rechtsgrundlage, Agenda, Unterschrift jedes Teilnehmers, Bestätigung des Verantwortlichen. Ein Blatt, das in die Compliance-Unterlagen wandert — kein zweiter Link, keine Mitarbeiterdaten in unserem System.

   Ergebnis: Nachweisblatt nach Art. 4
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   Das Handout

   Am selben Tag per Mail: die Präsentation zum Nachlesen und die Copilot-Empfehlung für den Alltag. Damit das, was in der Stunde gesagt wurde, am Schreibtisch ankommt.

   Ergebnis: Unterlagen im Haus

Warum das Blatt Papier der Kern ist

Eine Schulung ohne Nachweis hat im Zweifelsfall nicht stattgefunden.

Der Inhalt einer Stunde lässt sich später schwer belegen, eine unterschriebene Liste schon. Deshalb ist das Nachweisblatt bei uns kein Anhang, sondern das Ergebnis: wer da war, was der Inhalt war, wer es verantwortet. Zuständige Aufsichtsbehörde in Bayern ist das BayLDA. Nebenbei ist die Liste der einzige Moment im ganzen Ablauf, in dem Mitarbeiternamen überhaupt auftauchen — auf Papier, im Haus des Kunden.

Das erste Haus von mehreren

PHIplan war der erste Termin dieser Art, drei weitere sind bereits geplant. Der Ablauf bleibt derselbe — der Inhalt nicht. Richtlinie, Datenampel und vor allem die Beispiele sind maßgeschneidert: Sie stammen aus dem Fragebogen des jeweiligen Hauses und aus dessen Tagesgeschäft. Sonst wäre es eine Musterschulung, und die hätte niemand gebraucht.

Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.